Tạo dựng “thương hiệu cá nhân” không còn là chủ đề lạ lẫm với giới trẻ. Ngay cả trong công việc, thương hiệu cá nhân cũng ảnh hưởng rất nhiều đến lộ trình phát triển và cơ hội nghề nghiệp của mỗi người. Cùng trò chuyện với thạc sỹ Vũ Tuấn Anh – chuyên gia hướng nghiệp, nghề nghiệp và khởi nghiệp để nắm rõ 10 kỹ năng mềm tối cần thiết trong việc tạo dựng “thương hiệu cá nhân”.
Có rất nhiều định nghĩa về kỹ năng mềm, ông có thể cho biết quan điểm về kỹ năng mềm như thế nào?
Chuyên gia Vũ Tuấn Anh:
Trong một tổ chức bất kỳ luôn luôn có các công việc như lập kế hoạch, triển khai thực hiện, kiểm soát và hiệu chỉnh. Nhóm kỹ năng mềm có nhiều loại nhưng đa phần nó thuộc vào quá trình triển khai thực hiện. Hay nói cách khác, toàn bộ nhân viên đều phải có các kỹ năng mềm như là các công cụ để thực thi công việc của mình.
Con dao sắc thì mới tạo ra năng suất cao. Người nhân viên phục vụ khách hàng thì phải có kỹ năng lắng nghe tốt để hiểu khách hàng muốn gì, phải có kỹ năng xử lý tình huống để giải quyết tận tình thấu đáo, phải có kỹ năng làm việc nhóm để phối hợp giải quyết cùng các bộ phận khác trong công ty, phải có kỹ năng viết báo cáo để tổng hợp tình hình cho cấp trên.
Chỉ cần nhìn một ví dụ nhỏ chúng ta cũng thấy kỹ năng mềm quyết định tới 80 – 90% thành công của mỗi cá nhân trong mọi nghề nghiệp và vị trí, vì công ty đánh giá nhân viên qua kết quả thay vì lời nói và lời hứa.
Theo ông, lý do nào dẫn tới sự thiếu hụt kỹ năng mềm của lao động trẻ?
Chuyên gia Vũ Tuấn Anh:
Theo tôi, có cả nguyên nhân chủ quan và khách quan. Nguyên nhân khách quan đó là hệ thống giáo dục của chúng ta từ cấp một đến hết cấp ba vẫn duy trì hình thức giảng dạy đọc và ghi. Trong khi đó tại các quốc gia phát triển, các em học sinh từ rất sớm đã phải làm bài luận, làm việc nhóm, viết báo cáo, trình bày trong chương trình học, vì vậy kỹ năng mềm của họ rất tốt thông qua việc sử dụng các kỹ năng này ngay trong quá trình học. Nguyên nhân chủ quan là bản thân các bạn trẻ còn lười, không chịu tự đào tạo và phát triển kỹ năng mềm của chính họ. Thế hệ chúng tôi (7X) còn không có điều kiện và biết tới kỹ năng mềm. Tất cả đều phải tự học và tìm tòi. Lý do thứ ba là sự ngộ nhận trong việc “Học kỹ năng mềm như thế nào cho hiệu quả?” mà tôi sẽ nói ở phần sau. Thứ tư là nguồn tài liệu về kỹ năng mềm hiện vẫn đang thiếu.
Ông có thể chia sẻ những cách thức hiệu quả để học và sử dụng kỹ năng mềm?
Chuyên gia Vũ Tuấn Anh:
Có nhiều bạn trẻ bỏ tiền thật nhiều đi học các lớp kỹ năng mềm hoành tráng và nhận bằng, sau đó cảm thấy yên tâm rằng mình đã biết và sử dụng tốt các kỹ năng cần thiết. Điều đó rất sai lầm vì theo định nghĩa ở trên, kỹ năng mềm cần được thể hiện trong quá trình thực thi. Từ biết tới làm, rồi làm hiệu quả, làm thật tốt là cả một đoạn đường dài. Các bạn có thể biết chung chung làm cho khách hàng thỏa mãn nhưng khi đối diện một khách hàng với những tình huống cụ thể và phức tạp hơn, chẳng hạn như một khách hàng đang bực tức vì trễ chuyến bay, các bạn sẽ nói gì, hành động gì lại là một câu chuyện khác hẳn. Kỹ năng mềm cần phải tiếp cận theo lối học, hiểu, thực hành, từ đó mới dẫn tới sự thuần thục.
Ở mức độ đầu tiên là “học”, các bạn chỉ cần đọc các tài liệu về kỹ năng mềm hoặc xem các chương trình online qua Youtube và Google – hai người thầy vĩ đại và miễn phí trên internet. Tại mức độ này, các bạn có thể tham gia các lớp học tổ chức tại trường, các câu lạc bộ hoặc các chương trình offline xã hội.
Mức độ thứ hai là “hiểu”, đó cũng chính là mức mà các bạn trẻ đang thiếu. Các bạn cần phải quan sát các kỹ năng mềm này triển khai như thế nào trong thực tế từ những người đi trước. Khi mua dịch vụ, các bạn cũng cần phải để ý các nhân viên thực hiện dịch vụ như thế nào.
Các bạn đi thực tập cũng cần xem các nhân viên viết báo cáo, giao tiếp như thế nào trong môi trường công sở. Bước hiểu này chính là bước bị các bạn trẻ bỏ quên và họ sẽ gặp khó khăn rất nhiều khi chuyển từ học sang hành. Tại bước “hiểu” này, các bạn trẻ cần gắn kết với những gì đã học cùng với việc mạnh dạn hỏi các anh chị đi trước về các vấn đề.
Bước thứ ba là “hành”, các bạn bắt đầu áp dụng các kỹ năng mềm trong các hoạt động học tập và làm việc.
Để sử dụng hiệu quả kỹ năng mềm, ông có lời khuyên như thế nào cho các bạn trẻ?
Chuyên gia Vũ Tuấn Anh:
Các bạn muốn sử dụng kỹ năng mềm tốt thì cần phải sử dụng các giác quan tích cực: Nhìn những gì người có kinh nghiệm thực hiện, nghe tích cực những gì họ trao đổi và giao tiếp, suy nghĩ nghiêm túc câu hỏi “Tại sao lại như vậy?” và cuối cùng là dùng hai bàn tay cùng việc trò chuyện, giao tiếp để thực hiện kỹ năng mềm. Chúng ta không thể thành thục kỹ năng mềm tại lớp, chúng ta chỉ có thể thành thục khi đem vào thực thi và cải tiến trong công việc.
Các bạn trẻ sẽ sai và va vấp, tuy nhiên cái gì khởi đầu cũng sẽ sai và nếu như các bạn sai lầm từ hồi trẻ, các bạn sẽ có nhiều thời gian để sửa và hoàn thiện hơn. Các bạn trẻ cần bắt đầu nghiêm túc học và hành kỹ năng mềm ngay từ năm đầu tiên bước vào quá trình học sau khi tốt nghiệp THPT vì các kỹ năng mềm này bổ trợ rất tốt cho cả quá trình học, hơn thế các bạn cũng có nhiều thời gian để rèn luyện, hướng tới sự thuần thục các kỹ năng khi ra trường.
Điểm quan trọng cuối cùng là các bạn trẻ cần hiểu rằng áp dụng kỹ năng mềm là việc tích hợp các tổ hợp kỹ năng nhằm giải quyết công việc chứ không phải là việc áp dụng từng kỹ năng mềm riêng biệt. Chỉ khi thành thục và phối hợp được tất cả các kỹ năng quan trọng, bạn mới có thể gặt hái được thành công. Ví dụ, các bạn trẻ thường nói tới việc “Tạo dựng thương hiệu cá nhân”, trong vấn đề này các bạn sẽ phải sử dụng tất cả những kỹ năng như lắng nghe, sử dụng giao tiếp phi ngôn ngữ, làm việc hiệu quả, coi mọi người như khách hàng để hành xử…
Ông có thể cho biết các kỹ năng mềm nào quan trọng với các bạn lao động trẻ, đặc biệt là trong việc tạo dựng “thương hiệu cá nhân”?
Chuyên gia Vũ Tuấn Anh:
Trong vai trò quản lý nhân sự và đào tạo, tôi cho rằng 10 kỹ năng mềm này rất quan trọng cho các bạn trẻ (xếp theo thứ tự ưu tiên):
- Kỹ năng giao tiếp
- Quản lý thời gian
- Làm việc nhóm
- Ra quyết định
- Giải quyết vấn đề
- Kỹ năng đàm phán
- Kỹ năng trình bày
- Dịch vụ khách hàng
- Kỹ năng viết báo cáo văn bản
- Tư duy sáng tạo và hiệu quả
Ngoài ra, các bạn cần có thêm hai chương trình nữa là các phương pháp làm việc gia tăng hiệu suất cá nhân và chương trình quản trị cuộc đời.
